Les Audits | AREM

LABEL

AUDIT

INITIAL

(instruction

du dossier)

Votre dossier doit comporter :

Le formulaire de demande d’adhésion (télécharger document 3) et les pièces justificatives.
La déclaration d'engagement sur l’honneur pour les sous-critère 1.1, 1.5, 1.6, 2.3, 3.4, 3.5, 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1, 6.3, 6.4, 7.2, 7.3, 7.4
Les pièces justificatives relatives aux sous-critères 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.7, 1.8, 2.1, 2.2, 3.1, 3.2, 3.3, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 7.1

Vous pouvez demander un entretien conseil à votre DDTM (Direction Départementale des Territoires et de la Mer) pour vous aider dans ces démarches.

Vous devez déposer votre demande dématérialisée en un seul email à l’adresse indiquée par votre DDTM.

L’instruction est réalisée par le biais d’un audit initial en 2 temps : un audit administratif, puis un audit sur site.

Tout dossier incomplet sera automatiquement rejeté mais il peut faire l’objet d’un nouveau dépôt de demande de label.

Dès réception d’un dossier complet, le service instructeur en accuse réception dans un délai maximum de 30 jours calendaires en utilisant un courrier type décrit dans les deux dernières pages du formulaire d'accusé réception.

Le service instructeur dispose de 2 mois à réception de la demande pour l’instruire. L’absence de réponse de la DDTM dans ce délai vaut rejet de la demande de labellisation.

L’audit administratif (en distanciel) vérifie l'agrément préfectoral de l'école de conduite, sa déclaration sur l’honneur et les pièces justificatives demandées.

L’audit sur site porte sur la vérification de la mise en place des sous-critères qualité qui ont fait l’objet de la déclaration sur l’honneur.

À l’issue de l’instruction, 3 décisions possibles :

• Décision favorable si tous les critères sont respectés.
⇒ Signature d’un contrat de labellisation , + remise d’un certificat Qualiopi à l’école de conduite si elle dispose d’un numéro de déclaration d’activité https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F19087. L’école de conduite est labellisée pour une durée de 3 années.

• Décision réservée s’il y a au maximum 7 critères non conformes, ou partiellement conformes.
L’auto-école doit produire, dans un délai de 2 mois, les éléments prouvant la mise en conformité des critères qui posaient problème.
Si ok, la labellisation est favorable.
Si les éléments sont transmis hors délai ou si au moins 1 sous-critère est non conforme : l’avis sera défavorable.

• Décision défavorable s’il y a plus de 7 critères non conformes ou partiellement conformes. Les motifs sont notifiés au demandeur. Il n’est pas possible de solliciter une nouvelle adhésion au label avant un délai de 3 mois suivant la notification de la décision défavorable.

AUDIT

surveillance

Il est ordonné par le Préfet et a lieu entre le 14è et le 22è mois suivant la signature du contrat de labellisation.
Il permet de vérifier que le référentiel en vigueur est toujours en application dans l’Ecole de Conduite.

Généralement il se déroule à distance : à la demande du DPECSR ou d’un IPCSR, l’établissement transmet par email les copies des éléments justifiant du respect de tous les sous-critères du label qualité.

Il peut cependant se dérouler sur site, si des non-conformités ont été relevées lors de l’audit précédent, ou bien si le service en charge de l’éducation routière a reçu des réclamations.

Vous pouvez consulter la grille d'évaluation.

À l’issue de l’instruction, 3 décisions possibles :

Décision favorable si tous les critères sont respectés.
Le label est maintenu, ainsi que la certification Qualiopi si l’établissement dispose d’un numéro de déclaration d’activité.

Décision réservée s’il y a au maximum 7 sous-critères non conformes, ou partiellement conformes.
L’auto-école doit produire, dans un délai de 2 mois, les éléments prouvant la mise en conformité des critères qui posaient problème.
Si ok, la labellisation est maintenue.
Si les éléments sont transmis hors délai ou si au moins 1 sous-critère est non conforme : l’avis sera défavorable.

Décision défavorable s’il y a plus de 7 sous-critères non conformes ou partiellement conformes. Les motifs sont notifiés au demandeur.
Le label est retiré, ainsi que la certification Qualiopi si l’établissement dispose d’un numéro de déclaration d’activité, après une procédure contradictoire.
Il n’est pas possible de solliciter une nouvelle adhésion au label avant un délai de 3 mois suivant la notification de la décision défavorable.

AUDIT

renouvellement

Il se fait à la demande de l’exploitant titulaire de l’agrément 4 mois avant l’expiration du label.

L’audit se déroule sur site. Vous pouvez consulter la grille d'évaluation.

Décision favorable si tous les critères sont respectés.
Signature d’un nouveau contrat de labellisation + remise d’un nouveau certificat Qualiopi à l’école de conduite si elle dispose d’un numéro de déclaration d’activité.
L’Ecole de conduite est labellisée pour une nouvelle période de 3 années.

Décision réservée s’il y a au maximum 7 sous-critères non conformes, ou partiellement conformes.
L’auto-école doit produire, dans un délai de 2 mois, les éléments prouvant la mise en conformité des critères qui posaient problème.
Si ok, la labellisation est renouvelée.
Si les éléments sont transmis hors délai ou si au moins 1 sous-critère est non conforme : l’avis sera défavorable.

Décision défavorable s’il y a plus de 7 sous-critères non conformes ou partiellement conformes. Les motifs sont notifiés au demandeur.
Le label n’est pas renouvelé, de même que la certification Qualiopi si l’établissement dispose d’un numéro de déclaration d’activité.
Il n’est pas possible de solliciter une nouvelle adhésion au label avant un délai de 3 mois suivant la notification de la décision défavorable.

AUDIT

aménagé

C’est une procédure allégée pour l’établissement déjà labellisé qui souhaite bénéficier du nouveau label pour son équivalence avec Qualiopi.

Il remplace l’audit de suivi et l’audit de renouvellement jusqu’à la fin de l’année 2021.

Il ne porte que sur 13 sous-critères qualité et le plus souvent sera réalisé sur pièces justificatives mais les BER peuvent s'ils le souhaitent réaliser les audits sur site. Ils ont pour consigne d'utiliser les grilles de surveillance ou de renouvellement figurant à l'arrêté.

L’établissement transmet par email les copies des éléments justifiant du respect

de ces 13 sous-critères : 1.5 - 2.2 - 3.1 - 3.3 - 3.4 - 3.5 - 4.5 - 5.2 - 6.1 - 6.2 - 6.3 - 6.4 - 7.3.

À l’issue de cet audit aménagé, 3 décisions possibles :

Décision favorable si tous les critères sont respectés. Signature d’un nouveau contrat de labellisation + remise d’un nouveau certificat Qualiopi à l’école de conduite si elle dispose d’un numéro de déclaration d’activité. L’Ecole de conduite est à nouveau labellisée pour une durée de 3 années.

Décision réservée s’il y a au maximum 7 sous-critères non conformes, ou partiellement conformes. L’auto-école doit produire, dans un délai de 2 mois, les éléments prouvant la mise en conformité des critères qui posaient problème. Si ok, la labellisation est favorable. Si les éléments sont transmis hors délai ou si au moins 1 sous-critère est non conforme : l’avis sera défavorable.

Décision défavorable s’il y a plus de 7 sous-critères non conformes ou partiellement conformes. Les motifs sont notifiés au demandeur. Le nouveau label n’est pas accordé, tout comme l’équivalence avec la certification Qualiopi si l’établissement dispose d’un numéro de déclaration d’activité. Il n’est pas possible de solliciter une nouvelle adhésion au label avant un délai de 3 mois suivant la notification de la décision défavorable.